informe de control briannys

INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

PARA: Dr Efrain Lopez Portillo,Gerente

DE:  juan Lopez R.

EL PROBLEMA:

Por instruciones de la Gerencia se ha buscado determinar por que el Departamento de archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido; preservar documentos valiosos y dar informacion inmediata.

Analisis:

Las repetidas reclamaciones y protestas por partes de la algunos empleados, descansan en el sistema de control que se emplean para el material de archivo, que se toma prestado dela oficina del señor felipes torres.aumque este empleado es competente, el metodo de control actual ocasiona la demora de los documentos que aun no han sido devueltos al archivo central; siguen un lento proceso de seguiendo entre el departamento de archivo es pesada por estos inconvenientes.

SUGERENCIAS:

Es evidenteque una manera de mejorar el funcionamiento del departamento de archivo para que cumplan sus objetivos, seria el cambio de su sistema de control.este cambio se podria hacer de comun acuerdo con el señor torres.

cambios sugeridos:

a) establecer un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del arcivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una tarjeta de requisitos por el primer usuario y devueltos por el ultimo. para ello tambien se necesitaria el empleo de una tarjeta de trasferencia, que al firmarla cada nuevo usuario, libre de responsabilidad al anterior.

b)recomiendo igualmente, el uso de un arcivo de tarjetas de control con guias alfabeticas correspondencias a cada mes, y guias numericas correspodientes a cada dia. este archivo de tarjetas en el escritorio del señor torres le permitiria, de inmediato, reconocer los documentos prestados, asi como la rapida localizacion de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa.

c)aconsejo, finalmente, ciertas innovaciones en la tarjetas de requisicion. adjunto a este informe un ejemplar de la requisicion actual  y un bosquejo para su examen y consideracion.

CONCLUSION:

creo sinceramente que el departamento de archivo debe ser mejorado de inmediato en eficiencia, por su gran volumen de operaciones: el 80 por ciento de nuestras actividades de oficinas depende de una informacion rapida y completa.

las relaciones humanas, por otro lado, d¿se mejorarian y desaparecerian las causas de las demoras en el servicio Asistente de gerencia

lima, 5 de mayo de 2011