domingo, 28 de agosto de 2011

informe de evelin





INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO.


Para: Dr. Efrain Lopez Portillo , Gerente
De : Juana Lopez.R

EL PROBLEMA:
Por instrucciones de la gerencia se ha buscado determinar porque el departamento 
de archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: Preservar
documentos valiosos y dar informacion inmediata.

ANALISIS:
Las repetidas reclamaciones y protestas por parte de algunos empleados ,
descansanen el sistema de control que se emplea para el material de archivo ,
que se tomaprestado de la oficina del señor Felipe Torres .Aunque este empleado
es competente el metodo de control actual ocasiona la demora de los documentos
que aun no han sido devueltos al archivo central ; siguen un lento proceso de
seguimiento entre el Departamento de Archivo y los diversos usuarios.

La demora se traduce en horas-hombres perdidas porque disminuye el ritmo de 
trabajo y produccion en los departamentos que dependen del archivo como 
fuente de material .La atmosfera en el Departamento de Archivo es pesada
por estos inconvenientes.

SUGERENCIAS:
Es evidente que una manera de mejorar el funcionamiento del Departamento
de Archivopara que cumpla sus objetivos, seria el cambio de un sistema de
control .Este cambio se podria hacer de comun acuerdo con el señor Torres .

Cambios sugeridos:
a) establecer un sistema de control  en circuito mediante el cual los documentos
del archivo, requeridos por varios departamentos, sean recojidos mediante 
una tarjeta de requesicion por el primer usuario y devueltos por el ultimo.
para ello tambien se necesitaria el empleo de una tarjeta  de transferencia ,
que al firmarla cada nuevo usuario , libere de responsabilidad al anterior .

b) Recomiendo igualmente , el uso de un archivo de tarjeta de control con guias 
alfabeticas correspondientes a cada mes , y guias numericas correspondientes 
a cada dia .este archivo de tarjetas en el escritorio del señor Torres le 
permitiria , de inmediato , reconocer los documentos prestados , asi como
la rapida localizacion de los documentos por los diferentes departamentos 
de la empresa.
 
c) Aconsejo , finalmente , ciertas innovaciones en la tarjeta de requisicion
adjunto a este informe un ejemplar de la requisicion actual y un bosquejo
para su examen y consideracion .

CONCLUSION:
Creo sinceramente que el departamento de archivos debe ser mejorado 
de inmediato en eficiencia , por su gran volumen de operaciones : El
80% de nuestras actividades de oficina depende de una informacion
rapida y completa .
Las relaciones humanas , por otro lado , se mejorarian y
desaparecerian las causas de las demoras en el servicio .

Asistente de Gerencia 

Lima , 5 de mayo del 2011 
 


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