martes, 30 de agosto de 2011

INFORME KAREN ROCA



 
INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO


PARA: Dr. Efraín López Portillo, Gerente

DE: Juana  López R.

EL PROBLEMA:

Por instrucciones de la gerencia se ha buscado determinar por qué el departamento de archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: preservar documentos valiosos y dar información inmediata.

ANALISIS:

Las repetidas reclamaciones y protestas por partes de algunos empleados, descansan en el sistema de control que se emplea para el material de archivo, que se toma prestando de la oficina del señor Felipe Torres.
 Aunque este empleado es competente, el método de control actual ocasiona la demora de los documentos que aún no han sido devuelto al archivo central; siguen un lento proceso de seguimiento entre el Departamento de Archivo y los diversos usuarios.

La demora se traduce en horas-hombres perdidas porque disminuye el ritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen del archivo como fuente de material. La atmósfera en el Departamento de Archivo es pesada por estos inconvenientes.

SUGERENCIAS:

Es evidente que una manera de mejorar el funcionamiento de Departamento de Archivo para que cumpla sus objetivos, sería el cambio de su sistema de control. Este cambio se podría hacer de común acuerdo con el señor Torres.

Cambios sugeridos: 

a) Establecer un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo, requeridos por varios departamentos, sean recogidos mediante una Tarjeta de Requisición por el primer usuario y devueltos por el último. Por ello también se necesitaría el empleo de una tarjeta de transferencia, que al firmarla cada nuevo usuario, libere responsabilidad al anterior.

b) Recomiendo igualmente, el uso de archivo de tarjetas de control con guías alfabéticas correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada día. Este archivo de tarjeta en el escritorio del señor Torres le permitiría, de inmediato, reconocer los documentos prestado así con la rápida localización de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa.

c) Aconsejo, finalmente, cierta innovación en la Tarjeta de requisición. Adjunto a este informe un ejemplar de al requisición actual y un bosquejo para un examen y consideración.

CONCLUSION:

Creo sinceramente que el Departamento de Archivo debe ser mejorado de inmediato en eficiencia, por su gran volumen de operaciones: el 80% de nuestras actividades de oficina dependen de una información rápida y completa.

Las relaciones humanas, por otro lado, se mejorarían y desaparecerían las causas de las demoras en el servicio.

Asistente de gerencia.

Lima, 5 de mayo de 1999            

Karen R.

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