INFORME-JENNIFER.R

INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

PARA: Dr. Efraín Portillo, Gerente

DE: Juana López R

EL PROBLEMA:

Por instrucciones de la gerencia se ha buscado determinar porqué el departamento de archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: Preservar documentos valiosos y dar información inmediata.

ANALISIS:

 

Las repetidas reclamaciones y protestas por parte de algunos empleados, descansan en el sistema de control que se emplea para el material de archivo, que se toma presentando de la oficina del señor Félipe Torres. Aunque este empleado es competente el método de control actual ocasiona la demora de los documentos que aún no han sido devuelto al archivo central; Siguen un lento proceso entre el departamento de archivo y los diversos usuarios.

La demora se traduce en horas-hombres perdidas porque disminuye el ritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen del archivo como fuente de material. La atmósfera en el departamento de archivo es pesada por estos inconvenientes.

SUGERENCIAS:

Es evidente que una manera de mejorar el funcionamiento del departamento de archivo para que cumpla sus objetivos sería el cambio de su sistema de control, este cambio se podría hacer de común acuerdo con el señor Torres.

Cambios sugeridos:

a) Establecer un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo, requeridos por varios departamentos, son recogidos mediante una tarjeta de requisición por el primer usuario y devueltos el último. Por ello también es necesaria el empleo de una tarjeta de transferencia, que al firmarla cada nuevo usuario, libere responsabilidad al anterior.

b) Recomiendo igualmente, el uso de archivos de tarjetas de control con guías alfabéticas     archivo correspondientes a cada mes y guías numéricas correspondientes a cada día de este archivo de tarjeta en el escritorio del señor Torres, le permitiría de inmediato conocer los documentos prestados así con la rápida localización de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa. 

c) Aconsejo finalmente, cierta innovación en la tarjeta de requisición, adjunto a este informe un ejemplar de requisición y bosquejo para un examen y cosideración.

CONCLUSIÓN:

Creo sinceramente que el departamento de archivo debe ser mejorado en eficiencia, por su gran volumen de operaciones: El 80% de nuestras actividades de oficina dependen de una información rápida y completa.

Las relaciones humanas, por otro lado, se mejorarían y desaparecerían las causas de las demoras en el servicio.

Asistente de Gerencia

Lima, 5 de mayo 1999