INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

PARA: Dr. Efrain Lopez Portillo, Gerente

DE: Juana Lopez R.

EL PROBLEMA:

Por instruciones de la gerencia se a buscado determinar por que el departamento de archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: Preservar los documentos valiosos y dar informacion inmediata.

ANALISIS:

Las repetidasreclamaciones y protesta por parte de algunos empleados, descasan en el sistema de control que se empleaa para el material de archivo, que se toma prestado de la oficina del señor felipe torres. Aunque este empleado es competente, el metodo de control actual ocasiona la demora de los documentos que aun no han sido devueltos al archivo central; Siguen un lento proceso de seguimiento entre el departamento de archivo y los diversos usuarios.

La demora se traduce en horas-hombres perdidas por que disminuye el ritmo de trabajo y produccion en los derpartamentos que dependen del archivo como fuente de material. la atmosfera en el departamento de archivo es pesada por estos inconvenientes.

SUGERENCIA:

Es evidente que una manera de mejorara el funcionamiento del departamento de archivo para que cumpla sus obejetivos, seria el cambio de sus siestema de control. este cambio se podria hacer de comun acuerdo con el señor Torres.

Cambio sugeridos:

a)  establecer un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo, requeridos mediante una tarjeta de requisision por el primer usuario y devueltos por el ultimo. para ellos tambien se necesitaria el  empleo de una tarjeta de transferencia, que al firmar la cada nuevo usuario, libere  de responsabilidad al anterior.

b) recomiendo igualmente, el uso de un archivo de tarjetas de control con guias alfabeticas correspondientes a cada mes, y guis numericas correspondientes a cada dia. este archivo de tarjeta en el escritorio del señor Torres le permitiria de inmediato, reconocer los documentos prestados, asi como la rapida localizacion de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa

c)  Aconcejo, finalmenrte el uso  de un archivo de tarjetas