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INFORME SOBRE CONTROL EN EL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO

PARA: Dr.Efrain Lopez Portillo, Gerente

DE: Juana lopez R.

EL PROBLEMA:

Por instrucciones de la Gerencia se ha determinado por el departamento de Archivo no ha cumplido hasta ahora su verdadero cometido: preservar documentos valiosos y dar información inmediata.

ANÁLISIS:

las repetidas reclamaciones y protestas por parte de algunos empleados,descansan en el sistema de control que se emplea para material de archivo,que se toma prestando de la oficina del  señor Felipe Torres Aunque este empleado es competente, el método de control  actual ocasiona la demora de los documentos que aun no han sido devueltos al archivo central;sigue un lento proceso de seguimiento entre el Departamento de Archivo. y los diversos usuarios

La demora se traduce en horas-hombres perdidas por que disminuye el ritmo de trabajo y producción en los departamentos que dependen del archivo como fuente de material.la atmósfera en el departamento de.Archivo es pesada por estos inconvenientes.

SUGERENCIAS:

Es evidente que una manera de mejorar el funcionamiento del departamento de Archivo para que cumpla sus objetivos, seria el cambio de su sistema de control. Este cambio se podría hacer de común acuerdo con el señor Torres.

Cambios Sugeridos:

a) Establecer un sistema de control en circuito mediante el cual los documentos del archivo,requeridos por varios departamentos, sean recojidos mediante una tarjeta de requisicion por el primer usuario y devueltos por el ultimo. para ello también se necesita el empleo de una tarjeta de trasferencia, que al firmarla cada nuevo usuario, libere de responsabilidad al anterior.

b)Recomiendo igualmente,el uso de un Archivo de tarjeta de control con guías alfabéticas correspondientes a cada mes, y guías numéricas correspondientes a cada día. este archivo de tarjetas en el escritorio del señor Torres le permitiría, de inmediato, reconocer los documentos prestados,asi como la rápida localización de los documentos por los diferentes departamentos de la empresa.

c) Aconsejo, finalmente, cierta innovación en la tarjeta de requisicion. Adjunto a este informe un ejemplar de la requisicion actual y un bosquejo para su examen y consideración.

CONCLUSIÓN: 

Creo sinceramente que el Departamento de Archivo debe ser mejorado de inmediato en eficiencia, por su gran volumen de operaciones: el 80 por ciento de nuestra actividades de oficina dependen de una información rápida y completa.

Las relaciones humanas, por otro lado, se mejorarían y desaparecerían las causas de las demoras en el servicio.

Asistente de gerencia

Lima, 5 de mayo de 1999

Sandra B